Zawiadomienie o możliwości popełnienia przewinienia zawodowego należy przygotować w formie pisemnej.
Zawiadomienie powinno zawierać (w miarę możliwości):

• dokładne dane składającego zawiadomienie: imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu,
• imię i nazwisko lekarza/lekarzy, których dotyczy zawiadomienie,
• nazwę i adres podmiotu leczniczego (szpitala, przychodni, poradni, gabinetu), którego dotyczy zawiadomienie,
• dokładną datę lub daty (od dnia...do dnia...) zaistnienia zdarzenia,
• opis zaistniałej sytuacji - zdarzenia, które zdaniem skarżącego nosi znamiona przewinienia zawodowego,
• opcjonalnie kserokopię materiałów dowodowych (np. dokumentacja medyczna, zdjęcia itd),
• własnoręczny podpis.

Rzecznik nie może wszcząć postępowania wyjaśniającego w przedmiocie odpowiedzialności zawodowej jeśli od chwili popełnienia czynu upłynęły 3 lata.